AdapttoAI · Bootcamp IA · L3 · 1 / 36
Bootcamp de Introducción a la IA · {{cohort_name}}

L3 · La IA y tus documentos

{{company_name}} · Sesión en vivo 3
Dónde estamos

Ya sabes pedir y guardarlo. Hoy, el asistente recibe tus documentos.

L1 ✓
Prompting
Probabilística, contexto, las 5 piezas.
L2 ✓
System prompts
Instrucciones que se guardan una vez y aplican siempre.
Hoy · L3
Tus documentos
La IA lee lo que tu empresa ya tiene, y crea documentos nuevos.
L4
Tus casos de uso
Aplicarlo a tu trabajo, con criterio.
Recap · L2 → esta semana

De dónde venimos.

Lección 2 · lo que viste
  • Qué es un system prompt: se configura una vez, aplica siempre
  • Los 5 niveles donde viven las instrucciones
  • Un briefing construido en dos herramientas, en vivo
  • El antes y el después: el asistente sabe qué pedir, y no inventa
Esta semana · lo que hiciste
  • Configuraste tus instrucciones personales (Nivel 3)
  • Construiste tu Generador de Prompts
  • Escribiste las instrucciones de tu propio asistente (Nivel 4)
  • Leíste "La IA que lee tus documentos"
Cuéntanos: ¿cómo te fue construyendo tu asistente? ¿Qué se te atoró? Dos o tres historias.
Pedir bien ✓ · Guardarlo ✓ · hoy: darle tus documentos.
Antes de seguir

¿Qué vamos a aprender hoy?

01
Darle los documentos del día
Adjuntar el archivo al chat, y verlo decidir sobre la cartera completa: a quién escribirle, a quién no, y con qué tono.
02
La base de conocimiento
Las reglas estables se suben UNA vez al asistente, y quedan para todas sus conversaciones.
✓ ya lo leíste
03
Pedirle documentos nuevos
Un reporte y una presentación, generados en vivo desde los mismos datos.
04
Decidir qué se comparte
Cuatro tipos de documento, y una regla que no falla.
Al final de hoy vas a haber visto a un asistente leer una cartera completa, decidir a quién escribirle, y convertir esos datos en un reporte listo para compartir. Y vas a saber qué documento se sube, y cuál no.
Sección 1 de 5

¿Qué le falta a tu asistente?

El problema

Tú sigues siendo el mensajero.

Tu asistente sabe CÓMO trabajar: el rol, el contexto, los límites, el formato. Lo que no sabe es el QUÉ: los datos concretos de tu trabajo. La lista de saldos. Las fichas. Las políticas. Todo lo que sabe, se lo escribiste tú. Y cada vez que necesita un dato, tú se lo pegas.
El asistente que construiste esta semana tiene exactamente este límite, ahorita. Vamos a verlo.
El interrogatorio Demo en vivo

Mismo asistente de la L2. Sin archivos.

Paso 1

Abrimos el asistente "Correos de cobranza", el de la Lección 2.

Paso 2

Pedimos lo mismo que la semana pasada: "Genérame el correo de cobranza para el cliente Corporativo Andrade."

Paso 3

Nos interroga: ¿el monto? ¿el folio? ¿los días de vencido? Y nosotros, a buscar y teclear cada dato.

Y esto, para CADA cliente, CADA vez. Hace bien su trabajo: preguntar antes que inventar. Pero el interrogatorio te toca a ti.
El diagnóstico, en dos palabras

Tiene el cómo. Le falta el qué.

EL CÓMO · ya lo tiene
  • Su rol: para qué tarea existe
  • Tu contexto: tu área, tu empresa
  • Sus límites: qué nunca debe hacer
  • El formato: cómo entrega cada respuesta
EL QUÉ · le falta
  • La lista de saldos de este mes
  • Las fichas de tus productos
  • Las políticas y formatos internos
  • Todo lo que hoy le pegas a mano
El conocimiento de tu trabajo no vive en tu cabeza ni en el chat: vive en documentos. El paso que falta es que tu asistente pueda leerlos.
Sección 2 de 5

¿Cómo le das tus documentos?

La idea simple

Adjunta el documento. No lo dictes.

Todo lo que el interrogatorio te sacó a ti, ya vivía en un documento. En lugar de teclear los datos uno por uno, adjuntas el archivo a la conversación y el asistente lee de ahí. El chat acepta documentos: PDF, Word, Excel, texto.
Funciona igual en las tres herramientas: el botón de adjuntar está en el chat de Claude, de ChatGPT y de Gemini.
El asistente lee tu archivo Demo en vivo

Mismo mensaje. Ahora con el archivo.

El mensaje · idéntico al del interrogatorio

"Genérame el correo de cobranza para el cliente Corporativo Andrade."

Paso 1

Adjuntamos al chat el estado de cuenta de UN cliente: los datos de hoy, para la tarea de hoy.

Paso 2

Enviamos el mismo mensaje de hace unos minutos, sin cambiarle una letra.

El resultado

Escribe el correo completo: monto, folio y días de vencido salen del archivo. Sin interrogatorio.

Mismo asistente, mismo mensaje. La única diferencia: ahora tiene dónde buscar. ¿Y si en vez de un cliente son diez?
Toda la cartera Demo en vivo

Ahora no busca un dato: decide.

El pedido · con la cartera de hoy adjunta al chat

"De toda la lista, redacta los correos de cobranza, pero SOLO para los clientes que ya están vencidos: a los que aún no vencen, no les escribas. Y ajusta el tono según qué tan atrasado esté cada uno: cordial para los de pocos días, más firme para los muy vencidos."

  • Lee los diez clientes de la cartera, de una sola vez
  • Decide a quién sí y a quién no: los que aún no vencen quedan fuera
  • Ajusta el tono: cordial a los 5 días, firme a los 91
Funciona. Pero fíjate en el prompt: las reglas se las dicté yo, completas. Y mañana, con los saldos de mañana, habría que dictarlas otra vez. Guarda esa molestia.
El límite sigue mandando Demo en vivo

¿Y si le pido un cliente que no está?

El pedido · mismo chat

"Ahora para Óptica Luna."

Óptica Luna no está en el archivo adjunto. Y el asistente no la inventa: lo dice, y pregunta. El límite de la L2 ("si no está en lo que te di, dilo") sigue mandando, por encima de cualquier archivo.
Los archivos son datos. El límite es control. Lo que construiste en la L2 no se reemplazó hoy: se volvió más importante.
Sección 3 de 5

¿Cómo le das las reglas una sola vez?

El concepto central

La base de conocimiento.

Las reglas de cobranza no cambian cada día. Y lo que no cambia, ya sabes dónde vive: se guarda una vez.
A los Proyectos y los Gems se les pueden subir archivos. Esos archivos se convierten en su base de conocimiento: los documentos que el asistente consulta para responder. La mecánica ya la conoces: se hace UNA vez. Subes el archivo y queda disponible en todas las conversaciones de ese asistente.
  • Claude · en el Proyecto: su sección de conocimiento acepta archivos
  • ChatGPT · también en un Proyecto: mismo nombre, mismo botón
  • Gemini · en el Gem: exactamente igual
Es para documentos ESTABLES: políticas, guías, formatos. Los datos que cambian cada día siguen viajando en el chat.
La política, al asistente Demo en vivo

Las reglas, al asistente. El prompt se encoge.

Una vez

Subimos la política de cobranza a la base de conocimiento: un documento estable, con la escalera oficial de 4 etapas.

Una línea nueva

En sus instrucciones: "Aplica siempre la política de cobranza de tu base de conocimiento." El cómo, gobernando el qué.

El pedido de hoy · compáralo con el de hace un momento

"Aquí están los saldos de hoy. Redacta los correos que correspondan."

  • Excluye a los que aún no vencen: la política lo dice, no el prompt
  • Gradúa el tono en 4 etapas: del recordatorio cordial (5 días) a la suspensión de crédito (91)
El prompt de hace un momento dictaba todas las reglas; este solo entrega los datos del día. Las reglas ya viven en el asistente.
La arquitectura completa

Cada pieza, en su lugar.

Pieza
Dónde vive
Cuándo la das
Cómo trabajar (rol, contexto, límites, formato)
Las instrucciones
Una vez
Los documentos de referencia (la política)
La base de conocimiento
Una vez
La tarea de hoy y sus datos (los saldos)
El chat
Cada vez
La tabla de la lectura, funcionando frente a ustedes: instrucciones y política, una vez. Los datos del día, al chat, cada vez.
Un hábito que te llevas hoy Demo en vivo

El chat es desechable.

PERMANENTE · vive en el asistente
  • Las instrucciones (el cómo)
  • La política, en la base de conocimiento (las reglas)
DESECHABLE · el chat
  • Los saldos de HOY, adjuntos al chat de hoy
  • Una conversación por tarea: la cierras sin miedo
La prueba · cerramos todo y abrimos una conversación NUEVA en el asistente

"¿A partir de cuántos días de atraso se suspende el crédito de un cliente?"

Responde desde la política, sin volver a subir nada: se subió una vez y sigue ahí. Los saldos de mañana serán otros; la política, la misma. Y las conversaciones largas se degradan: abre una nueva por tarea, lo importante nunca vivió en el chat.
La honestidad de siempre

Consultar no es infalible.

El asistente puede leer bien un documento y aun así citarlo con imprecisión. La regla de siempre sigue intacta: los datos precisos que vas a usar o publicar, se verifican. La base de conocimiento reduce cuánto le pegas, no cuánto verificas.
¿Te acuerdas del piloto automático? El 20% final sigue siendo tuyo. También aquí.
Sección 4 de 5

¿Cómo le pides que cree documentos?

El otro sentido de la flecha

Los documentos también salen.

Hasta aquí · entran

Tu asistente lee tus documentos: la base de conocimiento.

Ahora · salen

La IA crea documentos terminados para ti: con formato, listos para compartir.

No un texto en el chat que copias y pegas: un documento. Y lo vamos a ver generarse en vivo, de los mismos datos de la cartera.
Un reporte, en vivo Demo en vivo

De la tabla al reporte, en un mensaje.

El pedido · chat nuevo, con la cartera adjunta

"Hazme un reporte HTML de la antigüedad de saldos, con los clientes más vencidos destacados."

  • Chat nuevo, fuera del asistente de cobranza: otra tarea, otro chat (el hábito de hace un momento)
  • Adjuntamos el archivo de la cartera a este chat: los datos del día viajan con el chat, igual que hace un momento
  • Miramos el reporte aparecer: encabezado, resumen, la tabla, y los más vencidos destacados
En ChatGPT y Gemini existe el equivalente. Ojo en Gemini: para un documento HTML hay que activar explícitamente la modalidad Canvas.
Mismos datos de hace cinco minutos, convertidos en un documento nuevo, listo para compartir.
Y como presentación Demo en vivo

El mismo contenido, para tu junta.

El pedido · mismo chat del reporte

"Y ahora una versión en diapositivas para la junta."

El reporte era para ti; las diapositivas, para tu junta. El mismo contenido se re-arma para otra audiencia. Tú decides el formato de salida, no el dato.
La honestidad, del otro lado

Reduce el esfuerzo. No la verificación.

El reporte se ve profesional en segundos. Los números que trae siguen siendo tu responsabilidad: se revisan ANTES de mandarlo, igual que revisarías el borrador de un colega nuevo.
La IA redujo el esfuerzo de armarlo, no la obligación de verificarlo.
Sección 5 de 5

¿Qué se puede compartir con la IA?

La pregunta nueva

Ya no es "¿cómo le pido?". Es "¿qué le doy?"

Hace unos minutos subimos una lista de clientes con nombres, saldos y días de atraso. Era inventada, hasta el último peso. Con datos reales, esta sección es la que decide si ese clic fue buena idea.
"¿Cómo le pido?" ya lo dominas. Desde hoy, la pregunta importante es la otra.
Por qué importa

¿Por qué no subir información sensible?

  • Personas pueden leer conversaciones. Los proveedores usan revisores humanos para mejorar sus modelos (anotación de datos). En teoría se anonimiza antes; no se puede confiar al 100%.
  • Los modelos se entrenan con lo que compartes. Lo que subes puede usarse para entrenar, y volverse parte de lo que el modelo sabe. Mismo matiz: en teoría anonimizado, no confiable al 100%.
  • La ley te obliga. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares exige consentimiento para tratar datos personales de terceros, y pone reglas estrictas de responsabilidad y transparencia cuando hay decisiones automatizadas con IA.
Con la cuenta de la empresa, esto está cubierto: los contratos empresariales no permiten entrenar los modelos con tus datos. Las precauciones que siguen aplican sobre todo a cuentas personales.
No todos los documentos son iguales

Entre dos extremos, hay de todo.

UN EXTREMO
  • El catálogo que ya está publicado en el sitio web
  • Cualquiera puede leerlo, hoy mismo
EL OTRO EXTREMO
  • La lista de clientes con teléfonos, correos y saldos pendientes
  • Datos de personas y de dinero, que nadie más debería ver
En medio: plantillas, minutas, reportes internos, contratos. La respuesta no es "todo" ni "nada": es un criterio, documento por documento.
El criterio, en cuatro tipos

¿Qué datos contiene el documento?

01 · Público
Ya está publicado
Catálogo, sitio web, folletos. Cualquiera puede leerlo hoy.
Súbelo sin pena
02 · Interno
No es secreto, no es público
Plantillas, formatos, políticas internas como la que subimos hoy.
En general sí, con la herramienta y el plan del trabajo
03 · Confidencial
Números y planes no públicos
Cifras internas, estrategia, contratos.
Pregunta primero; si se aprueba, lo mínimo
04 · Datos personales
Nombres con teléfonos, saldos, nómina
Datos de clientes o empleados que identifican a personas.
Máxima precaución: anonimiza, o no lo subas
Y también influye QUÉ herramienta y QUÉ plan: no es lo mismo una cuenta gratuita personal que la cuenta del trabajo.
El criterio, a prueba

¿Lo subirías?

Cinco documentos, uno por uno, con el criterio de los cuatro tipos.
01El catálogo de productos que ya está en el sitio web
Sí · públicoYa lo puede leer cualquiera, hoy mismo. Súbelo sin pena.
02La plantilla del correo de cobranza que usa todo el equipo
Sí · internoBajo riesgo: es un formato, no contiene datos de nadie.
03El reporte interno de ventas del trimestre
Depende · confidencialPregunta primero; si se aprueba, solo lo mínimo necesario.
04La lista de clientes con teléfonos, correos y saldos
Precaución · datos personalesLa de hoy era inventada. Con la real: anonimiza, o no la subas.
05La nómina, con CURP y cuentas bancarias
No · datos sensiblesNo hay versión aceptable de ese clic sin autorización explícita.
Si usas una cuenta personal

Tres pasos que protegen tu información.

1 · Desactiva el entrenamiento

En la configuración de cada herramienta puedes pedir que tus chats no se usen para entrenar los modelos. Los pasos exactos, por herramienta, llegan en el pre-trabajo de la Lección 4.

2 · Chat temporal / incógnito

No se guarda en el historial (o solo por poco tiempo), no alimenta la memoria y no se usa para entrenar. Para temas especialmente sensibles, sabiendo que después no podrás volver a ver ese chat.

3 · Cuida el prompt

Anonimiza los datos o usa sustituciones genéricas: "Cliente A", "[monto]". Lo que no subes, no se comparte.

Con la cuenta del trabajo, el contrato ya cubre el entrenamiento. Estos pasos son tu cinturón de seguridad en cuentas personales.
La regla que no falla

Si dudas, no lo subas: pregunta primero.

A tu jefe, o a quien sea responsable de ese dato. Perder un día en confirmar cuesta poco; compartir de más no se puede deshacer.

Cierre

La próxima semana: tus casos de uso.

Hoy · L3
Tus documentos
El asistente los lee, decide con criterio, y crea documentos nuevos.
L4
Tus casos de uso
Dónde te sirve la IA en TU puesto, y cómo confiar (o no) en lo que entrega.
Antes de irnos

Lo que viste hoy.

01
Resumen · las instrucciones guardan el cómo; la base de conocimiento, el qué; el chat, solo la tarea de hoy. Y la IA también crea documentos: reportes y presentaciones desde tus datos.
02
Una regla para llevarte · si dudas, no lo subas: pregunta primero. Compartir de más no se puede deshacer.
03
Antes de la próxima sesión · te llega un ejercicio: darle a TU asistente su primer documento (uno seguro), y probarlo con una tarea real.
Próximos pasos

Próximos pasos.

  • Atentos el lunes a su email: les llega el ejercicio y el pre-trabajo de la sesión 4.
  • Nos vemos la próxima semana, misma hora: la última sesión del curso.
  • Esta semana: dale su primer documento a tu asistente. Empieza con algo público o interno de bajo riesgo.
  • ¿Dudas de si un documento se puede subir? Esa duda ES la regla: pregunta primero.

¡Gracias!